Lag en utgiftssporer for Telegram med Google Sheets

En kaffe, en bussbillett, en notatbok. Småkjøp er lette å glemme før du rekker å åpne et regneark. Hva om én Telegram-melding var nok til å registrere et kjøp, og en til var nok til å sjekke måneden?

I denne veiledningen lager vi Pocket Ledger, en utgiftssporer for Telegram med Google Sheets. Send et kjøp, bekreft de foreslåtte opplysningene, og spør om månedssummen. Regnearket lagrer radene og gjør beregningene; boten håndterer samtalen. Her er det ferdige resultatet.

Den første milepælen er én lagret kaffe. Den andre er en sum du kan kontrollere i regnearket. Du lærer også hvorfor «lagret» i et chatsvar bare er halvparten av dokumentasjonen.

Last ned oppsettspakken for Pocket Ledger med en formatert startarbeidsbok, avatar, prompt, Action-innstillinger og testark. Importer arbeidsboken til regnearket Quickchat AI opprettet, og følg trinnene nedenfor. Eksemplene som kan kopieres, bruker engelsk og november 2026 gjennomgående, slik at du kan sammenligne resultatene dine med skjermbildene.

Hva trenger du for å lage en utgiftssporer for Telegram?

Du trenger Telegram, en Google-konto og en Quickchat AI-konto. Oppsettet bruker innstillinger i kontrollpanelet og en regnearkformel; du trenger ikke drifte et program.

1. Opprett en Quickchat AI-konto, fullfør verifiseringen, og opprett en Agent med navnet Pocket Ledger.
2. Ha en Google-konto klar til det nye regnearket. Begynn med de fiktive postene nedenfor.
3. Bruk en ny Telegram-bot til denne øvelsen. Ha en annen betrodd Telegram-konto tilgjengelig til tilgangstesten til slutt.

Free-planen til Quickchat AI er beregnet på personlig, ikke-kommersiell læring og inkluderer en begrenset kvote. AI-samtaler og Simulation Testing bruker kreditter. Se gjeldende planer og kvoter før du velger en plan for videre bruk.

To retninger, to Actions. Å lagre en rad gir ikke Agenten en måte å lese tidligere summer på.

Trinn 1: Hvordan kobler du til din private Telegram-bot?

BotFather oppretter botens identitet. Quickchat AI leverer Agenten som svarer på meldingene.

Åpne den offisielle @BotFather, send /newbot, gi boten navnet Pocket Ledger, og velg et ledig brukernavn som slutter på bot. Bruk /setuserpic til å laste opp avataren fra pakken. Hold tokenet privat; du skal lime det direkte inn i Quickchat AI.

I Quickchat AI åpner du External Apps → Telegram → Your own bot. Velg Connect to Telegram, lim inn legitimasjonen i Bot Token, og bekreft dialogen. Slå på Enable your own bot, og velg Save. BotFather-veiledningen beskriver skjermbildene i detalj.

Åpne lenken til den nye boten i Telegram, send /start, og send deretter Hello i den private chatten. /start sender velkomstmeldingen; den vanlige meldingen oppretter samtalen i Inbox og avsendermetadataene du trenger nedenfor. La Actions for personopplysninger være inaktive mens du konfigurerer dem.

Åpne samtalen i Quickchat AI under Inbox → Details → Visitor. Finn Telegram User Id og Telegram Chat Type (metadatanøklene er telegram_user_id og telegram_chat_type). Kopier den numeriske bruker-ID-en med kontrollen som vises når du holder pekeren over den, og kontroller at chattypen er private.

ID-en kommer fra Telegrams avsendermetadata. Brukernavnet ditt, et tall skrevet i en melding og botens egen ID er forskjellige ting. Du skal bruke avsender-ID-en til å begrense begge Actions i de neste trinnene.

Trinn 2: Hvordan klargjør du Google-regnearket?

Google Sheets-integrasjonen oppretter et regneark og en start-Action. Bruk samme fil, slik at Actionen og Google-tillatelsen viser til samme ressurs.

1. Åpne Actions & MCPs → Add Action → Google Sheets, og autoriser Google-kontoen din. Veiledningen for Google Sheets-tilkobling forklarer samtykket og startkonfigurasjonen.
2. Slå av start-Actionen med én gang. Den opprettes som aktiv. Behold navnet log_lead_to_google_sheet, siden ny tilkobling bruker dette navnet til å finne den. Vi skal endre formålet til å lagre utgifter.
3. Åpne regnearket som ble opprettet, og gi det navnet Pocket Ledger demo. I denne nye demofilen velger du File → Import → Upload, velger pocket-ledger-starter.xlsx fra pakken og deretter Replace spreadsheet. Klikk på Import data. Dette klargjør både Expenses og Summary i filen Quickchat AI har tilgang til. Bruk dette alternativet bare i det nye demoregnearket.
4. Kontroller de tre startradene nedenfor. I Summary skal startsummene være EUR 7.70 og USD 6.00. Trinn 6 forklarer formelen og kobler til Action som leser oversikten.

Start med Google Sheets-tilkoblingen. Godkjenningen oppretter regnearket begge Actions bruker.

Vil du heller lage fanene selv? Gi startfanen navnet Expenses. For disse engelske eksemplene velger du File → Settings → Locale → United States. Formater A:D og F:H som Plain text, og E som Number med to desimaler. Lim deretter blokken nedenfor inn i A1. Frys overskriftsraden og utvid kolonnene. Legg til Summary ved hjelp av trinn 6. Google beskriver også hvordan du importerer en Excel-arbeidsbok til et eksisterende regneark.

date	month	item	category	amount	currency	note	conversation_url
2026-11-01	2026-11	coffee	food	4.50	EUR	synthetic example
2026-11-02	2026-11	bus ticket	transport	3.20	EUR	synthetic example
2026-11-03	2026-11	notebook	stationery	6.00	USD	synthetic example

Kolonnen conversation_url kobler hver ny utgift til samtalen den kom fra. La den stå tom for de tre manuelt registrerte eksemplene. Googles drive.file-tillatelse omfatter filer som appen har opprettet eller uttrykkelig har fått tilgang til; denne oppskriften bruker regnearket integrasjonen opprettet og gir ikke tilgang til hele Drive.

Trinn 3: Hvordan begrenser du utgiftene til din egen chat?

Sett Run only when på hver Action som leser eller skriver i regnskapet. Begge betingelsene må stemme, så ID-en din alene er ikke tilstrekkelig i en gruppechat.

1. Åpne den inaktive log_lead_to_google_sheet-Actionen, og finn Run only when.
2. Legg til begge betingelsene ovenfor. Bruk de nøyaktige metadatanøklene og sifrene i ID-en din, uten brukernavn eller @-prefiks.
3. Lagre Actionen, men la den være inaktiv. Bruk de samme betingelsene på lese-Actionen når du oppretter den i trinn 6.

Lagre-Actionens betingelser i den lokale demoen. Bytt ut den fiktive ID-en med din virkelige avsender-ID, og gjenta begge betingelsene på lese-Actionen.

Begge betingelsene skal være på begge Actions. En annen avsender eller en gruppechat skal avvises før en HTTP-forespørsel når Google Sheets.

Dette er Action-betingelser som håndheves på serveren. Å skrive «svar bare meg» i prompten er ikke en tilgangskontroll. Begrens også regnearkets delingsinnstillinger og tilgangen til Quickchat AI-kontoen din.

Trinn 4: Hvordan får du boten til å lagre en bekreftet utgift?

Tilpass start-Actionen til å legge til én rad i samme rekkefølge som kolonnene i regnearket. Velg When to run → AI decides, slik at den kan vente på bekreftelse. Gi deretter Agenten en regel om bekreftelse før du aktiverer den.

Konfigurer utgiftsfeltene

Under What to ask the user first erstatter du leadfeltene med disse parameterne. Behold parameternavnene nøyaktig som vist.

Behold den faktiske regneark-ID-en fra eksisterende API Endpoint. Endre området til Expenses!A:H, behold POST-metoden, og sett Query Params til valueInputOption=RAW og insertDataOption=INSERT_ROWS. Fjern dupliserte spørringsinnstillinger hvis de allerede er i URL-en.

POST https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/YOUR_CREATED_SHEET_ID/values/Expenses!A:H:append
Query Params:
valueInputOption = RAW
insertDataOption = INSERT_ROWS
Headers:
Authorization = Bearer {{google_sheets_access_token}}
Content-Type = application/json

YOUR_CREATED_SHEET_ID er en forklarende plassholder. Behold den virkelige ID-en som allerede står i start-URL-en; ikke lim plassholderen over den. Velg eksisterende Google Sheets-System Token i Authorization-verdien og den innebygde variabelen for samtale-URL i body.

Angi dette i Body-fanen:

{"values":[["{{date}}","{{month}}","{{item}}","{{category}}","{{amount}}","{{currency}}","{{note}}","{{conversation_url}}"]]}

Lokal konfigurasjon av utgifts-Actionen. Body definerer cellerekkefølgen; formatet til beløpsparameteren definerer talltypen.

Behold anførselstegnene rundt {{amount}} i editoren. Fordi akkurat denne plassholderen viser til en Decimal Number-parameter, gir substitusjonen et JSON-tall som 4.5. Fjerner du anførselstegnene, blir JSON i editoren ugyldig. Kontroller i regnearket at E er numerisk og inngår i formelen.

Googles append API legger til raden. RAW bevarer tekst, som en merknad som begynner med =, bokstavelig i stedet for å behandle den som en formel. Den numeriske parameteren angir beløpets type.

Save one personal expense to the configured Google Sheet. Call only after the owner explicitly confirms the proposed date, item, category, amount and currency. Ask for missing or ambiguous fields before saving. After confirmation, append one row once. Report success only after a successful API response. If the outcome is uncertain, tell the owner to inspect the Sheet before submitting again.

Gi Pocket Ledger instruksjonene

Åpne Identity → Main Prompt, og lim inn følgende. Begge Actions er navngitt, slik at den andre milepælen fungerer når du legger til oversiktsleseren.

Main Prompt ligger under Identity. Dette lokale skjermbildet viser feltet; bruk hele den kopierbare blokken nedenfor.

Bekreftelsesregelen gir deg en nyttig pause. Du kan endre «EUR 4.50» til «EUR 5.00» før du godkjenner kjøpet; Agenten skal oppdatere forslaget og spørre på nytt.

You are Pocket Ledger, a personal expense notebook.

For an expense, collect its date, item, positive amount and ISO currency code. Suggest a simple category and include an optional note only when supplied. Ask for an explicit YYYY-MM-DD date if it is missing or relative; do not guess today's date or the owner's timezone. Clarify ambiguous currency symbols. Derive month as YYYY-MM from the confirmed date.

Show the proposed date, item, category, amount and currency. Wait for explicit confirmation. Apply corrections and ask for confirmation again. Only then call log_lead_to_google_sheet once for that expense. Do not claim it was saved unless the Action succeeds. If a request fails or its outcome is uncertain, explain that and ask the owner to inspect the Sheet before retrying.

For monthly totals, ask for an explicit month and currency when unclear, then call read_expense_summary. Quote the matching month, currency and total returned from the Sheet. Keep currencies separate. A missing summary row is unavailable, not zero. Never calculate totals from remembered conversation messages.

Personal-data Actions are restricted to the owner's private Telegram chat. If a condition blocks an Action, do not claim success or suggest changing identity values in chat. This notebook handles typed expenses, not bank accounts, voice transcription or PDF receipts.

Lagre prompten, kontroller begge kjørebetingelsene på nytt, og aktiver utgifts-Actionen. Navnet er fortsatt log_lead_to_google_sheet; de nye parameterne, beskrivelsen og body definerer nå utgiftsflyten.

Trinn 5: Hvordan lagrer du den første utgiften?

Gi nå notatboken sin første nye post. Hold Telegram, Inbox og regnearket åpne: du skal følge den samme kaffen gjennom alle tre.

1. Send Coffee, 4.50 euros on 2026-11-04 i den private Telegram-chatten.
2. Kontroller forslaget: dato 2026-11-04, vare Coffee, kategori Food, beløp 4.50, valuta EUR. Action utleder month som 2026-11 når den lagrer raden.
3. Før du bekrefter, kontrollerer du Expenses: de tre startradene skal fortsatt være de eneste postene.

Send Save it én gang, og åpne deretter samtalen i Quickchat AI Inbox. Svaret som bekrefter lagringen, har en utvidbar 1 action called-rad. Åpne den for å se hva som skjedde bak det korte Telegram-svaret.

Utvid Result → Show full. Kontroller dato, utledet måned, numerisk beløp, valuta og HTTP-status. I denne faktiske kjøringen returnerte Google HTTP 200, updatedRows: 1 og updatedRange: Expenses!A5:H5.

Åpne til slutt Expenses. Rad 5 skal inneholde den samme kaffen, med 2026-11 i månedskolonnen, 4.50 som beløp og EUR som valuta. Den siste kolonnen lenker tilbake til samtalen i Inbox, slik at du kan spore en post til meldingen som opprettet den.

Nå har du en nyttig hverdagsrutine: send, bekreft, kontroller. Gi deretter boten en pålitelig kilde å lese fra når du spør hvor månedens penger ble av.

Trinn 6: Hvordan spør du om en månedssum?

La Google Sheets beregne summen, og la så lese-Actionen hente den. Når beregningen ligger i regnearket, kan svaret kontrolleres selv etter at samtalen er avsluttet.

Legg til en Summary-fane

Hvis du importerte startarbeidsboken, er Summary og formlene allerede klargjort. Startverdiene er EUR 7.70 og USD 6.00; lagringen av kaffen endrer bare EUR-raden. Følg trinnene nedenfor hvis du lager regnearket manuelt.

1. Opprett en fane kalt Summary. Sett kolonnene A:B til Plain text, og skriv deretter month, currency, total i A1:C1.
2. Skriv 2026-11 og EUR i A2:B2, og så 2026-11 og USD i A3:B3.
3. Angi denne formelen i C2, og fyll ned til C3. Formater C som et tall med to desimaler.

=SUMIFS(Expenses!$E$2:$E$501,Expenses!$B$2:$B$501,A2,Expenses!$F$2:$F$501,B2)

SUMIFS-funksjonen summerer beløp der måned og valuta samsvarer med oversiktsraden. Hvis regnearkets nasjonale innstillinger krever semikolon mellom argumentene, bytter du ut kommaene i formelen med semikolon. Tall i JSON-forespørsler bruker fortsatt desimalpunktum.

De opprinnelige EUR 7,70 pluss den nye kaffen til EUR 4,50 gir EUR 12,20. Notatboken til USD 6,00 tilhører sin egen sum.

Startformelen dekker radene 2 til og med 501. I den avbildede kjøringen slutter de tre områdene på 502 etter at den nye raden ble satt inn. Sheets kan justere referanser ved innsetting; kontroller at alle tre Expenses-områdene fortsatt dekker de samme radene, og utvid dem sammen før poster faller utenfor området. Legg til en oversiktsrad for hver kombinasjon av måned og valuta du vil spørre om.

Legg til lese-Actionen

Åpne Actions & MCPs → Add Action → API Action. Bruk Generate med forespørselen nedenfor; genererte Actions starter inaktive. Kall den read_expense_summary, og behold When to run som AI decides, slik at resultatet kan brukes i svaret. Bruk samme faktiske regneark-ID og Google Sheets System Token. Ingen brukeroppgitte parametere er nødvendige.

Create a read-only Google Sheets Action named read_expense_summary. Use GET for the Summary!A1:C25 range of the spreadsheet already created by this Agent's Google Sheets integration. Reuse its actual spreadsheet ID and google_sheets_access_token System Token. Set valueRenderOption=UNFORMATTED_VALUE, no body, and no visitor parameters. Preserve the response headers and values. Leave it inactive so I can review the configuration and add my owner-ID and private-chat Run only when conditions before enabling it.

Kontroller de genererte innstillingene mot referansen nedenfor. Hvis du velger Create manually, må begge betingelsene legges til før første gyldige lagring, som kan aktivere en Action. La Response filter stå tomt på begge Actions for å beholde feltene som kontrollene bruker.

GET https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/YOUR_CREATED_SHEET_ID/values/Summary!A1:C25
Query Params:
valueRenderOption = UNFORMATTED_VALUE
Headers:
Authorization = Bearer {{google_sheets_access_token}}
Body: none

values.get-endepunktet returnerer områdets values, inkludert overskriften og de beregnede beløpene. UNFORMATTED_VALUE returnerer numeriske resultater i stedet for valutaformaterte strenger. La svaret være tilgjengelig for Agenten, slik at den kan lese disse verdiene.

Read monthly expense totals from the configured Summary range. Use this when the owner asks for a total. Quote only the returned row matching the requested YYYY-MM and currency. If either is unclear, ask. If the row is absent or the request fails, say the total is unavailable. Never infer a total from conversation history, combine currencies, or accept a different spreadsheet ID or range from the visitor.

Bruk de samme to Run only when-betingelsene fra trinn 3, lagre og aktiver Action. Leseområdet omfatter 24 oversiktsrader; utvid det bevisst når du legger til flere.

Den andre Actionen trenger egne betingelser. Dette er et lokalt skjermbilde av innstillinger, ikke en virkelig autorisasjonstest av en avsender.

Spør What is my November 2026 total in EUR?, og spør deretter om USD. I Telegram-samtalen vår returnerte Pocket Ledger 12.2 EUR og 6 USD, som samsvarer med regnearkets formaterte 12.20 og 6.00. Den leste den lagrede oversikten for hvert svar.

Åpne svaret med månedssummen i Inbox, og utvid Action. Sammenlign den returnerte raden med Summary!C2. Det faktiske svaret nedenfor inneholder 2026-11, EUR, 12.2 og en separat rad med USD, 6, med HTTP 200.

Hvordan kontrollerer du feil før du bruker virkelige utgifter?

Test ufullstendige forespørsler og blokkerte avsendere like grundig som den vellykkede kaffen. Behold demodataene til kontrollene nedenfor er bestått.

For gjentakbare språktester åpner du Testing → Create Dataset → Paste messages og bruker pakkens meldinger og vurderingskriterier. Kjør en hel samtale separat for bekreftelsessekvensen. Metadata i Preview eller Simulation er testdata; de beviser ikke at en virkelig annen Telegram-avsender blokkeres.

Det lokale datasettet er klart for testing. At det finnes, betyr ikke at en Simulation er fullført eller at det er skrevet til Google Sheets.

Hvis en atferd svikter, endrer du én relevant instruksjon, gjentar samme inndata og kontrollerer kallet og regnearket på nytt. En for tidlig tilføying krever for eksempel en nærmere gjennomgang av formuleringen om bekreftelse i lagre-Actionen. Bekreftelse er en instruksjon, ikke en garanti for entydighet i databasen. Etter et tidsavbrudd er det viktigere å kontrollere regnearket enn å trykke send igjen.

Når forløpet fungerer, fjerner du de fiktive utgiftsradene, beholder overskriftene og formlene og legger til oversiktsrader for månedene og valutaene du faktisk bruker. Det første virkelige kjøpet kan følge samme lille rutine som kaffen.

Kan en AI-assistent hjelpe med å konfigurere Pocket Ledger?

En tilkoblet assistent for kontoadministrasjon kan hjelpe med å klargjøre Agenten og gjennomgå Action-innstillingene. Følg Manage with AI via Quickchat AIs ChatGPT-oppføring eller Claude-oppføring. Gi den oppsettspakken og denne forespørselen:

Help me configure Pocket Ledger from this setup kit. Inspect the available Quickchat AI tools first. Prepare the Main Prompt and the two HTTP Actions using the exact field names, numeric amount type and fixed ranges. Keep log_lead_to_google_sheet as the starter name. Ask me to complete Google OAuth and Telegram Bot Token setup in the dashboard. Apply both owner/private run conditions before enabling either Action. Do not run credit-consuming tests or append expenses until I ask. Report any setting your tools cannot configure so I can complete it in the dashboard.

Eieren fullfører Google-samtykket og Telegram-tilkoblingen. Gjennomgå innstillingene, og kjør de samme kontrollene ovenfor uansett hvem som anga dem.

Vanlige spørsmål

Hvordan registrerer jeg utgifter i Telegram med Google Sheets?

Koble en Telegram-bot til en Quickchat AI Agent, og autoriser Google Sheets. Konfigurer én Action til å legge til en utgift etter bekreftelse og en annen til å lese en formelbasert månedsoversikt. Begrens begge Actions til din Telegram-bruker-ID og en privat chat.

Kan boten fortelle meg hvor mye jeg har brukt denne måneden?

Ja, når ønsket måned og valuta har en rad i det konfigurerte Summary-området. Google Sheets beregner summen med SUMIFS; lese-Actionen henter den. En Action som bare legger til rader, kan ikke hente summer, og en manglende oversiktsrad er ikke null.

Kan andre lese utgiftene mine gjennom Telegram-boten?

Begge Actions for personopplysninger må kreve din verifiserte telegram_user_id og telegram_chat_type lik private. Disse betingelsene blokkerer kall fra andre avsendere og grupper. Test begge tilfellene før du legger inn personopplysninger, og begrens også tilgangen til regnearket og Quickchat AI-kontoen.

Er denne utgiftssporeren for Telegram gratis?

Det er gratis å opprette en Telegram-bot. Free-planen til Quickchat AI støtter personlig, ikke-kommersiell læring med en begrenset kvote AI-kreditter. AI-svar og Simulation Testing bruker kreditter; videre bruk avhenger av tilgjengelig kvote og plan.

Trenger jeg Apps Script, Python eller en automatiseringsserver?

Denne oppskriften bruker Quickchat AI Actions og en Google Sheets-formel. Du limer inn forespørselsinnstillingene, JSON-body og prompten i kontrollpanelet; du distribuerer ikke Apps Script, en Python-bot eller en automatiseringsserver.

Kan jeg bruke det eksisterende utgiftsregnearket mitt?

Denne oppskriften bruker regnearket som opprettes av Quickchat AIs Google Sheets-integrasjon. Dens drive.file-autorisasjon gir ikke ubegrenset tilgang til Drive. Ikke bytt ut regneark-ID-en med en vilkårlig eksisterende fil og anta at den er tilgjengelig.

Kan boten lese bilder av kvitteringer eller talemeldinger?

Denne veiledningen dekker skrevne utgifter. Uttrekk fra kvitteringer trenger en egen test av bildelevering og bekreftelse i Telegram før du kan stole på det. Taletranskripsjon og lesing av PDF-kvitteringer er ikke del av oppsettet.

Hvordan håndterer den ulike valutaer og duplikater?

Hver valuta får en egen månedssum; oppskriften omregner ikke valuta. Bekreftelse reduserer utilsiktede poster, men gir ikke atomisk duplikatbeskyttelse. Hvis en lagring får tidsavbrudd, må du kontrollere regnearket før du sender igjen.