Izradite evidenciju troškova u Telegramu uz Google Sheets

Kava, autobusna karta, bilježnica. Male je kupnje lako zaboraviti prije nego što otvorite proračunsku tablicu. Što ako je za zapis dovoljna jedna poruka u Telegramu, a za provjeru mjeseca druga?

U ovom vodiču izrađujete Pocket Ledger, evidenciju troškova u Telegramu uz Google Sheets. Pošaljite kupnju, potvrdite predložene podatke i pitajte za mjesečni zbroj. Tablica čuva retke i računa, a bot vodi razgovor. Evo gotovog rezultata.

Prva je etapa jedna spremljena kava. Druga je zbroj koji možete provjeriti u tablici. Saznat ćete i zašto riječ „spremljeno” u odgovoru predstavlja samo polovicu dokaza.

Preuzmite paket za postavljanje Pocket Ledgera s uređenom početnom radnom knjigom, avatarom, promptom, postavkama Actions i testnim listom. Uvezite knjigu u tablicu koju je izradio Quickchat AI, a zatim slijedite korake u nastavku. Primjeri za kopiranje koriste engleski i studeni 2026. kako biste rezultate mogli usporediti sa snimkama.

Što vam treba za izradu evidencije troškova u Telegramu?

Trebaju vam Telegram, Google račun i Quickchat AI račun. Postavljanje koristi postavke nadzorne ploče i formulu u tablici; ne morate održavati vlastiti program.

1. Otvorite Quickchat AI račun, dovršite potvrdu i izradite Agent pod nazivom Pocket Ledger.
2. Pripremite Google račun za novu tablicu. Počnite s izmišljenim zapisima u nastavku.
3. Za ovu vježbu upotrijebite novog Telegram bota. Osigurajte pristup drugom pouzdanom Telegram računu za završnu provjeru pristupa.

Plan Free usluge Quickchat AI namijenjen je osobnom, nekomercijalnom učenju i uključuje ograničenu kvotu. AI razgovori i Simulation Testing troše kredite. Provjerite aktualne planove i kvote prije odabira plana za trajnu upotrebu.

Dva smjera, dvije Actions. Spremanje retka ne daje Agentu način za čitanje prethodnih zbrojeva.

Korak 1: Kako povezati privatnog Telegram bota?

BotFather stvara identitet bota. Quickchat AI pruža Agent koji odgovara na njegove poruke.

Otvorite službeni @BotFather, pošaljite /newbot, nazovite bota Pocket Ledger i odaberite dostupno korisničko ime koje završava s bot. Naredbom /setuserpic prenesite avatar iz paketa. Token čuvajte privatno; zalijepit ćete ga izravno u Quickchat AI.

U Quickchat AI otvorite External Apps → Telegram i pronađite Your own bot. Kliknite Connect to Telegram i zalijepite vjerodajnicu u polje Bot Token u dijaloškom okviru i potvrdite dijalog. Uključite Enable your own bot, a zatim kliknite Save. Vodič za BotFather detaljno opisuje zaslone.

Otvorite poveznicu novog bota u Telegramu, pošaljite /start, a zatim Hello u privatnom razgovoru. /start šalje poruku dobrodošlice; obična poruka stvara razgovor u Inboxu i metapodatke pošiljatelja koji su potrebni u nastavku. Actions za osobne podatke ostavite neaktivnima dok ih postavljate.

Otvorite taj razgovor u Quickchat AI pod Inbox → Details → Visitor. Pronađite Telegram User Id i Telegram Chat Type (ključevi metapodataka su telegram_user_id i telegram_chat_type). Kopirajte brojčani korisnički ID kontrolom koja se pojavi pri prelasku pokazivača i potvrdite da je vrsta razgovora private.

ID dolazi iz Telegramovih metapodataka o pošiljatelju. Vaše korisničko ime, broj upisan u poruku i ID samog bota različite su stvari. ID pošiljatelja koristit ćete za ograničavanje obje Actions u sljedećim koracima.

Korak 2: Kako pripremiti Google tablicu?

Integracija Google Sheets stvara tablicu i početnu Action. Ponovno upotrijebite tu datoteku kako bi se Action i Google dopuštenje odnosili na isti resurs.

1. Otvorite Actions & MCPs → Add Action → Google Sheets i autorizirajte Google račun. Vodič za povezivanje Google Sheetsa objašnjava suglasnost i početnu konfiguraciju.
2. Odmah isključite početnu Action. Stvara se kao aktivna. Zadržite naziv log_lead_to_google_sheet jer je ponovno povezivanje pronalazi po tom nazivu. Promijenit ćemo joj namjenu u spremanje troškova.
3. Otvorite izrađenu tablicu i nazovite je Pocket Ledger demo. U ovoj novoj demo datoteci odaberite File → Import → Upload, odaberite pocket-ledger-starter.xlsx iz paketa pa Replace spreadsheet. Zatim kliknite Import data. Tako pripremate Expenses i Summary u datoteci kojoj Quickchat AI može pristupiti. Ovu opciju koristite samo u novoj demo tablici.
4. Provjerite tri početna retka u nastavku. U Summary početni zbrojevi trebaju biti EUR 7.70 i USD 6.00. Korak 6 objašnjava formulu i povezuje Action za čitanje.

Počnite povezivanjem Google Sheets. Autorizacija stvara tablicu koju koriste obje Actions.

Želite sami izraditi listove? Preimenujte početni list u Expenses. Za ove engleske primjere postavite File → Settings → Locale → United States. Formatirajte A:D i F:H kao Plain text, a E kao Number s dvije decimale, pa zalijepite blok ispod u A1. Zamrznite zaglavlje i proširite stupce. Dodajte Summary prema koraku 6. Google opisuje i uvoz Excel radne knjige u postojeću tablicu.

date	month	item	category	amount	currency	note	conversation_url
2026-11-01	2026-11	coffee	food	4.50	EUR	synthetic example
2026-11-02	2026-11	bus ticket	transport	3.20	EUR	synthetic example
2026-11-03	2026-11	notebook	stationery	6.00	USD	synthetic example

Stupac conversation_url povezivat će svaki novi trošak s njegovim razgovorom. Za tri ručno unesena primjera ostavite ga praznim. Google dopuštenje drive.file obuhvaća datoteke koje je aplikacija stvorila ili za koje je izričito dobila pristup; ovaj postupak koristi tablicu stvorenu integracijom i ne daje pristup cijelom Driveu.

Korak 3: Kako ograničiti troškove na vlastiti razgovor?

Postavite Run only when na svaku Action koja čita ili zapisuje evidenciju. Oba uvjeta moraju biti zadovoljena pa sam vaš ID nije dovoljan u grupnom razgovoru.

1. Otvorite neaktivnu Action log_lead_to_google_sheet i pronađite Run only when.
2. Dodajte oba gornja uvjeta. Koristite točne ključeve metapodataka i znamenke svojeg ID-a, bez korisničkog imena ili prefiksa @.
3. Spremite Action, ali je ostavite neaktivnom. Iste uvjete primijenite na Action za čitanje kada je izradite u koraku 6.

Uvjeti Action za spremanje u lokalnoj demonstraciji. Zamijenite izmišljeni ID stvarnim ID-om pošiljatelja i ponovite oba uvjeta na Action za čitanje.

Oba uvjeta pripadaju objema Actions. Drugi pošiljatelj ili grupni razgovor mora biti odbijen prije nego što HTTP zahtjev stigne do Google Sheetsa.

To su uvjeti Actions koje provodi poslužitelj. Uputa „odgovaraj samo meni” u promptu nije provjera pristupa. Ograničite i dijeljenje tablice te pristup svojem Quickchat AI računu.

Korak 4: Kako navesti bota da spremi potvrđeni trošak?

Prenamijenite početnu Action tako da dodaje jedan redak prema redoslijedu stupaca u tablici. Postavite When to run → AI decides kako bi mogla pričekati potvrdu. Zatim Agentu dajte pravilo potvrđivanja prije nego što je uključite.

Konfigurirajte polja troška

Pod What to ask the user first zamijenite polja potencijalnih kupaca ovim parametrima. Nazive parametara zadržite točno kako su prikazani.

Zadržite stvarni ID tablice iz postojećeg API Endpoint. Promijenite raspon u Expenses!A:H, zadržite metodu POST i postavite Query Params na valueInputOption=RAW i insertDataOption=INSERT_ROWS. Uklonite dvostruke postavke upita ako već postoje u URL-u.

POST https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/YOUR_CREATED_SHEET_ID/values/Expenses!A:H:append
Query Params:
valueInputOption = RAW
insertDataOption = INSERT_ROWS
Headers:
Authorization = Bearer {{google_sheets_access_token}}
Content-Type = application/json

YOUR_CREATED_SHEET_ID je objašnjavajuća zamjenska oznaka. Zadržite stvarni ID koji već postoji u početnom URL-u; nemojte ga zamijeniti tom oznakom. Odaberite postojeći Google Sheets System Token u vrijednosti Authorization i ugrađenu varijablu URL-a razgovora u tijelu zahtjeva.

Na kartici Body unesite:

{"values":[["{{date}}","{{month}}","{{item}}","{{category}}","{{amount}}","{{currency}}","{{note}}","{{conversation_url}}"]]}

Lokalna konfiguracija Action za troškove. Tijelo zahtjeva određuje redoslijed ćelija, a format parametra iznosa njegovu brojčanu vrstu.

Zadržite navodnike oko {{amount}} u uređivaču. Budući da se upravo ta zamjenska oznaka odnosi na parametar Decimal Number, zamjena daje JSON broj poput 4.5. Uklanjanje navodnika čini JSON u uređivaču nevaljanim. U nastaloj tablici provjerite da E sadrži broj i da je uključena u formulu.

Googleov append API dodaje redak. RAW čuva tekst, poput bilješke koja počinje znakom =, doslovno, umjesto da ga izračuna kao formulu. Brojčani parametar određuje vrstu iznosa.

Save one personal expense to the configured Google Sheet. Call only after the owner explicitly confirms the proposed date, item, category, amount and currency. Ask for missing or ambiguous fields before saving. After confirmation, append one row once. Report success only after a successful API response. If the outcome is uncertain, tell the owner to inspect the Sheet before submitting again.

Dajte Pocket Ledgeru upute

Otvorite Identity → Main Prompt i zalijepite sljedeće. Tekst navodi obje Actions kako bi druga etapa radila nakon dodavanja čitača sažetka.

Main Prompt nalazi se u Identity. Ova lokalna snimka pokazuje gdje je polje; upotrijebite cijeli blok za kopiranje u nastavku.

Pravilo potvrde daje korisnu stanku. Prije odobrenja kupnje možete ispraviti „EUR 4.50” u „EUR 5.00”; Agent treba ažurirati prijedlog i ponovno pitati.

You are Pocket Ledger, a personal expense notebook.

For an expense, collect its date, item, positive amount and ISO currency code. Suggest a simple category and include an optional note only when supplied. Ask for an explicit YYYY-MM-DD date if it is missing or relative; do not guess today's date or the owner's timezone. Clarify ambiguous currency symbols. Derive month as YYYY-MM from the confirmed date.

Show the proposed date, item, category, amount and currency. Wait for explicit confirmation. Apply corrections and ask for confirmation again. Only then call log_lead_to_google_sheet once for that expense. Do not claim it was saved unless the Action succeeds. If a request fails or its outcome is uncertain, explain that and ask the owner to inspect the Sheet before retrying.

For monthly totals, ask for an explicit month and currency when unclear, then call read_expense_summary. Quote the matching month, currency and total returned from the Sheet. Keep currencies separate. A missing summary row is unavailable, not zero. Never calculate totals from remembered conversation messages.

Personal-data Actions are restricted to the owner's private Telegram chat. If a condition blocks an Action, do not claim success or suggest changing identity values in chat. This notebook handles typed expenses, not bank accounts, voice transcription or PDF receipts.

Spremite prompt, ponovno provjerite oba uvjeta pokretanja i uključite Action za troškove. Naziv je i dalje log_lead_to_google_sheet; novi parametri, opis i tijelo zahtjeva sada definiraju tijek evidencije troškova.

Korak 5: Kako spremiti prvi trošak?

Sada dodajte prvi novi zapis u bilježnicu. Ostavite otvorene Telegram, Inbox i tablicu: pratit ćete istu kavu kroz sve tri.

1. U privatnom Telegram razgovoru pošaljite Coffee, 4.50 euros on 2026-11-04.
2. Provjerite prijedlog: datum 2026-11-04, artikl Coffee, kategorija Food, iznos 4.50, valuta EUR. Pri spremanju retka Action izvodi month kao 2026-11.
3. Prije potvrde pregledajte Expenses: tri početna retka i dalje trebaju biti jedini zapisi.

Pošaljite Save it jednom pa otvorite razgovor u odjeljku Inbox u Quickchat AI. Odgovor o spremanju ima odjeljak 1 action called koji se može proširiti. Otvorite ga da vidite što se dogodilo iza kratkog odgovora u Telegramu.

Proširite Result → Show full. Provjerite datum, izvedeni mjesec, brojčani iznos, valutu i HTTP status. U ovom stvarnom izvođenju Google je vratio HTTP 200, updatedRows: 1 i updatedRange: Expenses!A5:H5.

Na kraju otvorite Expenses. Redak 5 treba sadržavati istu kavu, 2026-11 u stupcu mjeseca, 4.50 kao iznos i EUR kao valutu. Zadnji stupac vodi na razgovor u Inboxu pa zapis možete povezati s porukom koja ga je stvorila.

Sada imate korisnu svakodnevnu naviku: pošaljite, potvrdite, pregledajte. Zatim botu dajte pouzdan izvor za čitanje kada pitate gdje je završio novac tog mjeseca.

Korak 6: Kako zatražiti mjesečni zbroj?

Neka Google Sheets izračuna zbroj, a Action za čitanje neka ga dohvati. Računanje u tablici omogućuje provjeru odgovora čak i nakon završetka razgovora.

Dodajte karticu Summary

Ako ste uvezli početnu radnu knjigu, Summary i formule već su spremni. Početne vrijednosti su EUR 7.70 i USD 6.00; spremanje kave mijenja samo redak EUR. Ako tablicu izrađujete ručno, slijedite korake u nastavku.

1. Izradite karticu pod nazivom Summary. Postavite stupce A:B na Plain text, a zatim u A1:C1 unesite month, currency, total.
2. U A2:B2 unesite 2026-11 i EUR, a zatim u A3:B3 2026-11 i USD.
3. Ovu formulu unesite u C2 i popunite prema dolje do C3. Stupac C oblikujte kao broj s dvije decimale.

=SUMIFS(Expenses!$E$2:$E$501,Expenses!$B$2:$B$501,A2,Expenses!$F$2:$F$501,B2)

Funkcija SUMIFS zbraja iznose čiji mjesec i valuta odgovaraju retku sažetka. Ako regionalne postavke tablice zahtijevaju točku sa zarezom između argumenata, zamijenite zareze u formuli točkama sa zarezom. Brojevi u JSON zahtjevima i dalje koriste decimalnu točku.

Početnih 7,70 EUR i nova kava od 4,50 EUR daju 12,20 EUR. Bilježnica od 6,00 USD ima zaseban zbroj.

Početna formula obuhvaća retke 2 do 501. U snimljenom izvođenju sva tri raspona završavaju na 502 nakon umetanja novog retka. Sheets može prilagoditi reference pri umetanju; provjerite da su sva tri raspona Expenses usklađena i proširite ih zajedno prije nego što zapisi izađu iz obuhvata. Dodajte sažeti redak za svaku kombinaciju mjeseca i valute o kojoj želite pitati.

Dodajte Action za čitanje

Otvorite Actions & MCPs → Add Action → API Action. Upotrijebite Generate sa zahtjevom u nastavku; generirane Actions počinju neaktivne. Nazovite je read_expense_summary i ostavite When to run na AI decides kako bi rezultat mogao biti uključen u odgovor. Ponovno upotrijebite isti stvarni ID tablice i Google Sheets System Token. Parametri koje unosi korisnik nisu potrebni.

Create a read-only Google Sheets Action named read_expense_summary. Use GET for the Summary!A1:C25 range of the spreadsheet already created by this Agent's Google Sheets integration. Reuse its actual spreadsheet ID and google_sheets_access_token System Token. Set valueRenderOption=UNFORMATTED_VALUE, no body, and no visitor parameters. Preserve the response headers and values. Leave it inactive so I can review the configuration and add my owner-ID and private-chat Run only when conditions before enabling it.

Usporedite generirane postavke sa sljedećom referencom. Ako odaberete Create manually, dodajte oba uvjeta prije prvog valjanog spremanja, koje može aktivirati Action. Ostavite Response filter praznim na objema Actions kako biste zadržali polja potrebna za provjere.

GET https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/YOUR_CREATED_SHEET_ID/values/Summary!A1:C25
Query Params:
valueRenderOption = UNFORMATTED_VALUE
Headers:
Authorization = Bearer {{google_sheets_access_token}}
Body: none

Krajnja točka values.get vraća values zadanog raspona, uključujući zaglavlje i izračunate iznose. UNFORMATTED_VALUE vraća brojčane rezultate umjesto nizova oblikovanih kao valuta. Ostavite odgovor dostupnim Agentu kako bi mogao pročitati te vrijednosti.

Read monthly expense totals from the configured Summary range. Use this when the owner asks for a total. Quote only the returned row matching the requested YYYY-MM and currency. If either is unclear, ask. If the row is absent or the request fails, say the total is unavailable. Never infer a total from conversation history, combine currencies, or accept a different spreadsheet ID or range from the visitor.

Primijenite ista dva uvjeta Run only when iz koraka 3, spremite i aktivirajte Action. Raspon čitanja obuhvaća 24 sažeta retka; namjerno ga proširite kada dodate još.

Druga Action treba vlastite uvjete. Ovo je lokalna snimka postavki, a ne stvarna provjera autorizacije pošiljatelja.

Pitajte What is my November 2026 total in EUR?, a zatim za USD. U našem razgovoru u Telegramu Pocket Ledger vratio je 12.2 EUR i 6 USD, što odgovara formatiranim vrijednostima 12.20 i 6.00 u tablici. Za svaki odgovor pročitao je spremljeni sažetak.

Otvorite odgovor s mjesečnim zbrojem u Inboxu i proširite njegovu Action. Usporedite vraćeni redak sa Summary!C2. Stvarni odgovor ispod sadrži 2026-11, EUR, 12.2 i zaseban redak USD, 6, uz HTTP 200.

Kako provjeriti pogreške prije upotrebe stvarnih troškova?

Nepotpune zahtjeve i blokirane pošiljatelje provjeravajte jednako pažljivo kao uspješno spremanje kave. Zadržite ogledne podatke dok provjere u nastavku ne prođu.

Za ponovljive jezične testove otvorite Testing → Create Dataset → Paste messages i upotrijebite poruke i kriterije procjene iz paketa. Odvojeno pokrenite cijeli razgovor za slijed potvrđivanja. Metapodaci u Preview ili Simulation su testni podaci; ne dokazuju da je stvarni drugi Telegram pošiljatelj blokiran.

Lokalni skup podataka pripremljen je za testiranje. Njegovo postojanje ne znači dovršeno izvođenje Simulation niti dokazuje zapis u Google Sheets.

Ako ponašanje ne odgovara očekivanom, promijenite jednu relevantnu uputu, ponovite isti unos i ponovno pregledajte poziv i tablicu. Primjerice, prerano dodavanje traži pažljiviji pregled upute za potvrdu u Action za spremanje. Potvrda je uputa, a ne jamstvo jedinstvenosti u bazi podataka. Nakon isteka vremena čekanja važnije je pregledati tablicu nego ponovno pritisnuti slanje.

Kada postupak proradi, uklonite izmišljene retke troškova, zadržite zaglavlja i formule te dodajte retke sažetka za mjesece i valute koje stvarno koristite. Vaša prva stvarna kupnja može slijediti istu jednostavnu rutinu kao kava.

Može li AI asistent pomoći konfigurirati Pocket Ledger?

Povezani asistent za upravljanje računom može pomoći pripremiti Agent i pregledati postavke Actions. Slijedite Manage with AI putem Quickchat AI unosa za ChatGPT ili unosa za Claude. Dajte mu paket za postavljanje i ovaj zahtjev:

Help me configure Pocket Ledger from this setup kit. Inspect the available Quickchat AI tools first. Prepare the Main Prompt and the two HTTP Actions using the exact field names, numeric amount type and fixed ranges. Keep log_lead_to_google_sheet as the starter name. Ask me to complete Google OAuth and Telegram Bot Token setup in the dashboard. Apply both owner/private run conditions before enabling either Action. Do not run credit-consuming tests or append expenses until I ask. Report any setting your tools cannot configure so I can complete it in the dashboard.

Vlasnik dovršava Google suglasnost i Telegram povezivanje. Pregledajte postavke i provedite iste gornje provjere bez obzira na to tko ih je unio.

Često postavljana pitanja

Kako pratiti troškove u Telegramu uz Google Sheets?

Povežite Telegram bota s Quickchat AI Agentom i autorizirajte Google Sheets. Konfigurirajte jednu Action za dodavanje troška nakon potvrde i drugu za čitanje mjesečnog sažetka temeljenog na formulama. Ograničite obje Actions na svoj Telegram korisnički ID i privatni razgovor.

Može li mi bot reći koliko sam potrošio ovaj mjesec?

Da, ako traženi mjesec i valuta imaju redak u konfiguriranom rasponu Summary. Google Sheets računa zbroj pomoću SUMIFS, a Action za čitanje ga dohvaća. Action koja samo dodaje retke ne može dohvatiti zbrojeve, a redak sažetka koji nedostaje nije nula.

Može li netko drugi čitati moje troškove putem Telegram bota?

Obje Actions za osobne podatke moraju zahtijevati vaš potvrđeni telegram_user_id i telegram_chat_type jednak private. Ti uvjeti blokiraju pozive drugih pošiljatelja i iz grupa. Provjerite oba slučaja prije dodavanja osobnih podataka te ograničite i pristup tablici i Quickchat AI računu.

Je li ova evidencija troškova u Telegramu besplatna?

Izrada Telegram bota besplatna je. Plan Free usluge Quickchat AI podržava osobno, nekomercijalno učenje s ograničenom kvotom AI kredita. AI odgovori i Simulation Testing koriste kredite; nastavak upotrebe ovisi o dostupnoj kvoti i planu.

Trebam li Apps Script, Python ili poslužitelj za automatizaciju?

Ovaj postupak koristi Quickchat AI Actions i formulu Google Sheets. Priložene postavke zahtjeva, JSON tijelo i prompt lijepite u nadzornu ploču; ne postavljate Apps Script, Python bota ni poslužitelj za automatizaciju.

Mogu li koristiti postojeću tablicu troškova?

Ovaj postupak koristi tablicu koju stvara integracija Google Sheets u Quickchat AI. Autorizacija drive.file ne daje neograničen pristup Driveu. Nemojte zamijeniti ID tablice proizvoljnom postojećom datotekom i pretpostaviti da je dostupna.

Može li bot čitati fotografije računa ili glasovne poruke?

Ovaj vodič obuhvaća upisane troškove. Izdvajanje podataka s računa zahtijeva vlastitu provjeru isporuke slike i potvrđivanja u Telegramu prije nego što se na to oslonite. Transkripcija govora i obrada PDF računa nisu dio ovog postavljanja.

Kako obrađuje različite valute i dvostruke unose?

Svaka valuta ima zaseban mjesečni zbroj; postupak ne pretvara valute. Potvrda smanjuje slučajne unose, ali ne pruža atomsku zaštitu od duplikata. Ako istekne vrijeme čekanja na spremanje, pregledajte tablicu prije ponovnog slanja.