Créer un suivi des dépenses Telegram avec Google Sheets

Un café, un ticket de bus, un carnet. Les petits achats s’oublient vite avant d’ouvrir un tableur. Et si un message Telegram suffisait pour les noter, puis un autre pour vérifier le mois ?

Ce tutoriel vous permet de créer Pocket Ledger, un suivi des dépenses sur Telegram avec Google Sheets. Envoyez un achat, confirmez les détails proposés, puis demandez votre total mensuel. Le tableur conserve les lignes et fait les calculs ; le bot gère la conversation. Voici le résultat final.

Le premier objectif est un café enregistré. Le second est un total vérifiable dans la feuille. Vous apprendrez aussi pourquoi une réponse « enregistré » dans le chat ne constitue que la moitié de la preuve.

Téléchargez le kit de configuration Pocket Ledger pour obtenir le classeur initial mis en forme, l’avatar, le prompt, les paramètres des Actions et la feuille de test. Importez le classeur dans le fichier créé par Quickchat AI, puis suivez les étapes ci-dessous. Les exemples à copier utilisent l’anglais et novembre 2026 pour vous permettre de comparer vos résultats aux captures.

De quoi avez-vous besoin pour suivre vos dépenses dans Telegram ?

Il vous faut Telegram, un compte Google et un compte Quickchat AI. La configuration repose sur les paramètres du tableau de bord et une formule de tableur ; aucun programme n’est à héberger.

1. Créez un compte Quickchat AI, terminez la vérification et créez un Agent nommé Pocket Ledger.
2. Préparez un compte Google pour la nouvelle feuille. Commencez avec les enregistrements fictifs ci-dessous.
3. Utilisez un nouveau bot Telegram pour cet exercice. Prévoyez un second compte Telegram de confiance pour le test d’accès final.

Le forfait Free de Quickchat AI est destiné à l’apprentissage personnel et non commercial, avec un quota limité. Les conversations d’AI et Simulation Testing consomment des crédits. Consultez les forfaits et quotas actuels avant de choisir une offre pour un usage continu.

Deux sens, deux Actions. Enregistrer une ligne ne donne pas à l’Agent le moyen de lire les totaux précédents.

Étape 1 : comment connecter votre bot Telegram privé ?

BotFather crée l’identité de votre bot. Quickchat AI fournit l’Agent qui répond à ses messages.

Ouvrez le @BotFather officiel, envoyez /newbot, nommez le bot Pocket Ledger et choisissez un nom d’utilisateur disponible se terminant par bot. Utilisez /setuserpic pour envoyer l’avatar du kit. Gardez le jeton privé ; vous le collerez directement dans Quickchat AI.

Dans Quickchat AI, ouvrez External Apps → Telegram → Your own bot. Dans la boîte de dialogue Connect to Telegram, collez l’identifiant secret dans Bot Token. Activez Enable your own bot, puis cliquez sur Save. Le guide BotFather présente les écrans en détail.

Ouvrez le lien de votre nouveau bot dans Telegram, envoyez /start, puis Hello dans la conversation privée. /start envoie le message de bienvenue ; le message ordinaire crée la conversation dans Inbox et les métadonnées de l’expéditeur nécessaires pour la suite. Laissez les Actions portant sur des données personnelles inactives pendant leur configuration.

Ouvrez cette conversation dans Quickchat AI, sous Inbox → Details → Visitor. Repérez Telegram User Id et Telegram Chat Type (les clés de métadonnées sont telegram_user_id et telegram_chat_type). Copiez l’identifiant numérique avec la commande qui apparaît au survol et vérifiez que le type de conversation est private.

L’identifiant provient des métadonnées de l’expéditeur transmises par Telegram. Votre nom d’utilisateur, un numéro saisi dans un message et l’identifiant du bot sont des valeurs différentes. Vous utiliserez l’identifiant de l’expéditeur pour restreindre les deux Actions aux étapes suivantes.

Étape 2 : comment préparer la feuille Google Sheets ?

L’intégration Google Sheets crée un classeur et une Action initiale. Réutilisez ce fichier afin que l’Action et l’autorisation Google concernent la même ressource.

1. Ouvrez Actions & MCPs → Add Action → Google Sheets et autorisez votre compte Google. Le guide de connexion à Google Sheets explique le consentement et la configuration initiale.
2. Désactivez immédiatement l’Action initiale. Elle est créée active. Conservez son nom, log_lead_to_google_sheet, car la reconnexion l’utilise pour la retrouver. Nous allons lui donner pour rôle d’enregistrer les dépenses.
3. Ouvrez le fichier créé et nommez-le Pocket Ledger demo. Dans ce nouveau fichier de démonstration, choisissez File → Import → Upload, sélectionnez pocket-ledger-starter.xlsx dans le kit, puis Replace spreadsheet. Cliquez ensuite sur Import data. Cela prépare Expenses et Summary dans le fichier accessible à Quickchat AI. Utilisez cette option uniquement dans le nouveau fichier de démonstration.
4. Vérifiez les trois lignes initiales ci-dessous. Dans Summary, les totaux de départ doivent être EUR 7.70 et USD 6.00. L’étape 6 explique la formule et connecte l’Action de lecture.

Commencez par la connexion Google Sheets. Son autorisation crée le fichier utilisé par les deux Actions.

Vous préférez créer les onglets vous-même ? Renommez l’onglet initial Expenses. Pour ces exemples en anglais, choisissez File → Settings → Locale → United States. Formatez A:D et F:H en Plain text, et E en Number avec deux décimales, puis collez le bloc ci-dessous dans A1. Figez l’en-tête et élargissez les colonnes. Ajoutez Summary en suivant l’étape 6. Google explique aussi comment importer un classeur Excel dans un fichier Sheets existant.

date	month	item	category	amount	currency	note	conversation_url
2026-11-01	2026-11	coffee	food	4.50	EUR	synthetic example
2026-11-02	2026-11	bus ticket	transport	3.20	EUR	synthetic example
2026-11-03	2026-11	notebook	stationery	6.00	USD	synthetic example

La colonne conversation_url reliera chaque nouvelle dépense à sa conversation. Laissez-la vide pour les trois exemples saisis manuellement. L’autorisation Google drive.file couvre les fichiers créés par l’application ou explicitement autorisés ; cette recette utilise le classeur créé par l’intégration et n’accorde pas l’accès à l’ensemble de votre Drive.

Étape 3 : comment limiter les dépenses à votre propre conversation ?

Configurez Run only when sur chaque Action qui lit ou modifie le carnet. Les deux conditions doivent être remplies : votre identifiant seul ne suffit donc pas dans un groupe.

1. Ouvrez l’Action inactive log_lead_to_google_sheet et repérez Run only when.
2. Ajoutez les deux conditions ci-dessus. Utilisez les clés exactes et les chiffres de votre identifiant, sans nom d’utilisateur ni préfixe @.
3. Enregistrez l’Action en la laissant inactive. Appliquez les mêmes conditions à l’Action de lecture lorsque vous la créerez à l’étape 6.

Les conditions de l’Action d’enregistrement dans la démonstration locale. Remplacez l’identifiant fictif par votre véritable identifiant d’expéditeur et répétez les deux conditions sur l’Action de lecture.

Les deux conditions doivent figurer sur les deux Actions. Un autre expéditeur ou une conversation de groupe doit être refusé avant qu’une requête HTTP n’atteigne Google Sheets.

Ces conditions d’Actions sont appliquées par le serveur. Écrire « réponds uniquement à moi » dans le prompt n’est pas un contrôle d’accès. Restreignez aussi le partage du classeur et l’accès à votre compte Quickchat AI.

Étape 4 : comment faire enregistrer une dépense confirmée par le bot ?

Adaptez l’Action initiale pour ajouter une ligne dans l’ordre des colonnes du classeur. Réglez When to run → AI decides pour qu’elle puisse attendre la confirmation. Donnez ensuite une règle de confirmation à l’Agent avant d’activer l’Action.

Configurer les champs de la dépense

Dans What to ask the user first, remplacez les champs des prospects par ces paramètres. Conservez exactement les noms indiqués.

Conservez l’identifiant réel du classeur dans l’API Endpoint existant. Remplacez la plage par Expenses!A:H, gardez la méthode POST et définissez Query Params sur valueInputOption=RAW et insertDataOption=INSERT_ROWS. Supprimez les paramètres en double s’ils figurent déjà dans l’URL.

POST https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/YOUR_CREATED_SHEET_ID/values/Expenses!A:H:append
Query Params:
valueInputOption = RAW
insertDataOption = INSERT_ROWS
Headers:
Authorization = Bearer {{google_sheets_access_token}}
Content-Type = application/json

YOUR_CREATED_SHEET_ID est un emplacement indicatif. Conservez l’identifiant réel déjà présent dans l’URL initiale ; ne le remplacez pas par cet emplacement. Sélectionnez le System Token Google Sheets existant dans la valeur Authorization et la variable intégrée d’URL de conversation dans le corps.

Dans l’onglet Body, saisissez :

{"values":[["{{date}}","{{month}}","{{item}}","{{category}}","{{amount}}","{{currency}}","{{note}}","{{conversation_url}}"]]}

Configuration locale de l’Action de dépenses. Le corps définit l’ordre des cellules ; le format du paramètre de montant définit son type numérique.

Conservez les guillemets autour de {{amount}} dans l’éditeur. Cet emplacement exact renvoie à un paramètre Decimal Number : sa substitution produit donc un nombre JSON tel que 4.5. Sans les guillemets, le JSON de l’éditeur devient invalide. Dans le classeur obtenu, vérifiez que E est numérique et pris en compte par la formule.

L’API append de Google ajoute la ligne. RAW conserve littéralement le texte, par exemple une note commençant par =, au lieu de l’évaluer comme une formule. Le paramètre numérique fournit le type du montant.

Save one personal expense to the configured Google Sheet. Call only after the owner explicitly confirms the proposed date, item, category, amount and currency. Ask for missing or ambiguous fields before saving. After confirmation, append one row once. Report success only after a successful API response. If the outcome is uncertain, tell the owner to inspect the Sheet before submitting again.

Donner ses instructions à Pocket Ledger

Ouvrez Identity → Main Prompt et collez le texte suivant. Il nomme les deux Actions pour que le second objectif fonctionne une fois la lecture du récapitulatif ajoutée.

Main Prompt se trouve dans Identity. Cette capture locale permet de situer le champ ; utilisez le bloc complet à copier ci-dessous.

La règle de confirmation offre une pause utile. Vous pouvez remplacer « EUR 4.50 » par « EUR 5.00 » avant d’approuver l’achat ; l’Agent doit mettre à jour sa proposition et redemander confirmation.

You are Pocket Ledger, a personal expense notebook.

For an expense, collect its date, item, positive amount and ISO currency code. Suggest a simple category and include an optional note only when supplied. Ask for an explicit YYYY-MM-DD date if it is missing or relative; do not guess today's date or the owner's timezone. Clarify ambiguous currency symbols. Derive month as YYYY-MM from the confirmed date.

Show the proposed date, item, category, amount and currency. Wait for explicit confirmation. Apply corrections and ask for confirmation again. Only then call log_lead_to_google_sheet once for that expense. Do not claim it was saved unless the Action succeeds. If a request fails or its outcome is uncertain, explain that and ask the owner to inspect the Sheet before retrying.

For monthly totals, ask for an explicit month and currency when unclear, then call read_expense_summary. Quote the matching month, currency and total returned from the Sheet. Keep currencies separate. A missing summary row is unavailable, not zero. Never calculate totals from remembered conversation messages.

Personal-data Actions are restricted to the owner's private Telegram chat. If a condition blocks an Action, do not claim success or suggest changing identity values in chat. This notebook handles typed expenses, not bank accounts, voice transcription or PDF receipts.

Enregistrez le prompt, revérifiez les deux conditions et activez l’Action de dépenses. Elle s’appelle toujours log_lead_to_google_sheet ; ses nouveaux paramètres, sa description et son corps définissent désormais le fonctionnement du carnet.

Étape 5 : comment enregistrer votre première dépense ?

Ajoutez maintenant la première nouvelle entrée au carnet. Gardez Telegram, Inbox et votre tableur ouverts : vous suivrez le même café dans chacun.

1. Dans votre conversation Telegram privée, envoyez Coffee, 4.50 euros on 2026-11-04.
2. Vérifiez la proposition : date 2026-11-04, article Coffee, catégorie Food, montant 4.50, devise EUR. L’Action déduit month comme 2026-11 lorsqu’elle enregistre la ligne.
3. Avant de confirmer, inspectez Expenses : seules les trois lignes initiales doivent être présentes.

Envoyez Save it une seule fois, puis ouvrez la conversation dans Inbox de Quickchat AI. La réponse de confirmation comporte une section 1 action called. Dépliez-la pour voir ce qui s’est passé derrière la courte réponse Telegram.

Dépliez Result → Show full. Vérifiez la date, le mois déduit, le montant numérique, la devise et le statut HTTP. Lors de cette exécution réelle, Google a renvoyé HTTP 200, updatedRows: 1 et updatedRange: Expenses!A5:H5.

Enfin, ouvrez Expenses. La ligne 5 doit contenir le même café, avec 2026-11 dans la colonne du mois, 4.50 comme montant et EUR comme devise. La dernière colonne renvoie à la conversation Inbox pour retrouver le message à l’origine d’une entrée.

Vous avez maintenant une routine quotidienne utile : envoyer, confirmer, vérifier. Donnez ensuite au bot une source fiable à lire lorsque vous lui demanderez où est passé l’argent du mois.

Étape 6 : comment demander un total mensuel ?

Laissez Google Sheets calculer le total, puis l’Action de lecture le récupérer. Conserver les calculs dans la feuille rend la réponse vérifiable même après la fin d’une conversation.

Ajouter un onglet Summary

Si vous avez importé le classeur initial, Summary et ses formules sont déjà prêts. Les valeurs de départ sont EUR 7.70 et USD 6.00 ; l’enregistrement du café ne change que la ligne EUR. Pour créer le tableur manuellement, suivez les étapes ci-dessous.

1. Créez un onglet nommé Summary. Réglez les colonnes A:B sur Plain text, puis saisissez month, currency, total dans A1:C1.
2. Saisissez 2026-11 et EUR dans A2:B2, puis 2026-11 et USD dans A3:B3.
3. Saisissez cette formule dans C2 et recopiez-la jusqu’à C3. Formatez C comme un nombre à deux décimales.

=SUMIFS(Expenses!$E$2:$E$501,Expenses!$B$2:$B$501,A2,Expenses!$F$2:$F$501,B2)

La fonction SUMIFS additionne les montants dont le mois et la devise correspondent à la ligne du récapitulatif. Si les paramètres régionaux du classeur imposent des points-virgules entre les arguments, remplacez les virgules de la formule par des points-virgules. Les nombres des requêtes JSON utilisent toujours un point décimal.

Les 7,70 EUR initiaux plus le nouveau café à 4,50 EUR donnent 12,20 EUR. Le carnet à 6,00 USD appartient à un total distinct.

La formule initiale couvre les lignes 2 à 501. Dans l’exécution capturée, ses trois plages se terminent à 502 après l’insertion de la nouvelle ligne. Sheets peut ajuster les références lors d’une insertion ; vérifiez que les trois plages Expenses restent alignées et étendez-les ensemble avant que des entrées sortent de la plage couverte. Ajoutez une ligne de synthèse par combinaison mois/devise que vous souhaitez demander.

Ajouter l’Action de lecture

Ouvrez Actions & MCPs → Add Action → API Action. Utilisez Generate avec la demande ci-dessous ; les Actions générées commencent inactives. Nommez-la read_expense_summary et gardez When to run sur AI decides pour que le résultat puisse alimenter la réponse. Réutilisez le même identifiant réel de classeur et le même System Token Google Sheets. Aucun paramètre fourni par l’utilisateur n’est nécessaire.

Create a read-only Google Sheets Action named read_expense_summary. Use GET for the Summary!A1:C25 range of the spreadsheet already created by this Agent's Google Sheets integration. Reuse its actual spreadsheet ID and google_sheets_access_token System Token. Set valueRenderOption=UNFORMATTED_VALUE, no body, and no visitor parameters. Preserve the response headers and values. Leave it inactive so I can review the configuration and add my owner-ID and private-chat Run only when conditions before enabling it.

Comparez les paramètres générés à la référence suivante. Si vous choisissez Create manually, ajoutez les deux conditions avant le premier enregistrement valide, qui peut activer une Action. Laissez Response filter vide sur les deux Actions afin de conserver les champs utilisés pour les vérifications.

GET https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/YOUR_CREATED_SHEET_ID/values/Summary!A1:C25
Query Params:
valueRenderOption = UNFORMATTED_VALUE
Headers:
Authorization = Bearer {{google_sheets_access_token}}
Body: none

L’endpoint values.get renvoie les values de la plage, y compris l’en-tête et les montants calculés. UNFORMATTED_VALUE renvoie des résultats numériques plutôt que des chaînes formatées comme des devises. Laissez la réponse accessible à l’Agent pour qu’il puisse lire ces valeurs.

Read monthly expense totals from the configured Summary range. Use this when the owner asks for a total. Quote only the returned row matching the requested YYYY-MM and currency. If either is unclear, ask. If the row is absent or the request fails, say the total is unavailable. Never infer a total from conversation history, combine currencies, or accept a different spreadsheet ID or range from the visitor.

Appliquez les deux mêmes conditions Run only when de l’étape 3, enregistrez et activez l’Action. La plage de lecture comprend 24 lignes de synthèse ; pensez à l’étendre quand vous en ajoutez.

La seconde Action a besoin de ses propres conditions. Il s’agit d’une capture de paramètres locaux, pas d’un test d’autorisation d’un véritable expéditeur.

Demandez What is my November 2026 total in EUR?, puis le total en USD. Dans notre conversation Telegram, Pocket Ledger a renvoyé 12.2 EUR et 6 USD, correspondant aux valeurs formatées 12.20 et 6.00 du tableur. Il a lu la synthèse enregistrée pour chaque réponse.

Ouvrez la réponse au total mensuel dans Inbox et dépliez son Action. Comparez la ligne renvoyée à Summary!C2. La réponse réelle ci-dessous contient 2026-11, EUR, 12.2 et une ligne distincte USD, 6, avec HTTP 200.

Comment vérifier les erreurs avant d’utiliser de vraies dépenses ?

Testez les demandes incomplètes et les expéditeurs bloqués avec autant de soin que le café correctement enregistré. Gardez les données de démonstration jusqu’à la réussite des contrôles ci-dessous.

Pour des tests linguistiques reproductibles, ouvrez Testing → Create Dataset → Paste messages et utilisez les messages et critères d’évaluation du kit. Exécutez séparément une conversation complète pour la séquence de confirmation. Les métadonnées de Preview ou Simulation sont des données de test ; elles ne prouvent pas qu’un véritable second expéditeur Telegram est bloqué.

Le jeu de données local est prêt pour les tests. Sa présence ne correspond ni à une Simulation terminée ni à la preuve d’une écriture dans Google Sheets.

Si un comportement échoue, modifiez une instruction pertinente, répétez la même saisie et inspectez à nouveau l’appel et la feuille. Par exemple, un ajout prématuré invite à revoir le texte de confirmation de l’Action d’enregistrement. La confirmation est une instruction, pas une garantie d’unicité en base de données. Après un dépassement de délai, vérifier la feuille compte davantage que renvoyer la demande.

Une fois le parcours fonctionnel, supprimez les dépenses fictives, conservez les en-têtes et les formules, et ajoutez des lignes récapitulatives pour vos mois et devises réels. Votre premier achat réel peut suivre la même petite routine que le café.

Un assistant d’AI peut-il aider à configurer Pocket Ledger ?

Un assistant connecté de gestion de compte peut préparer l’Agent et vérifier les paramètres des Actions. Suivez Manage with AI avec la fiche ChatGPT ou la fiche Claude de Quickchat AI. Fournissez-lui le kit et cette demande :

Help me configure Pocket Ledger from this setup kit. Inspect the available Quickchat AI tools first. Prepare the Main Prompt and the two HTTP Actions using the exact field names, numeric amount type and fixed ranges. Keep log_lead_to_google_sheet as the starter name. Ask me to complete Google OAuth and Telegram Bot Token setup in the dashboard. Apply both owner/private run conditions before enabling either Action. Do not run credit-consuming tests or append expenses until I ask. Report any setting your tools cannot configure so I can complete it in the dashboard.

Le propriétaire complète le consentement Google et la connexion Telegram. Vérifiez les paramètres et effectuez les mêmes contrôles ci-dessus, quelle que soit la personne qui les a saisis.

Questions fréquentes

Comment suivre mes dépenses dans Telegram avec Google Sheets ?

Connectez un bot Telegram à un Quickchat AI Agent et autorisez Google Sheets. Configurez une Action pour ajouter une dépense après confirmation et une autre pour lire un récapitulatif mensuel calculé par formules. Restreignez les deux Actions à votre identifiant Telegram et à une conversation privée.

Le bot peut-il me dire combien j’ai dépensé ce mois-ci ?

Oui, si le mois et la devise demandés possèdent une ligne dans la plage Summary configurée. Google Sheets calcule le total avec SUMIFS ; l’Action de lecture le récupère. Une Action limitée à l’ajout ne peut pas lire les totaux, et une ligne récapitulative absente ne vaut pas zéro.

Quelqu’un d’autre peut-il lire mes dépenses avec le bot Telegram ?

Les deux Actions portant sur des données personnelles doivent exiger votre telegram_user_id vérifié et telegram_chat_type égal à private. Ces conditions bloquent les appels d’autres expéditeurs et des groupes. Testez les deux cas avant d’ajouter des données personnelles et restreignez aussi l’accès à la feuille et au compte Quickchat AI.

Ce suivi des dépenses Telegram est-il gratuit ?

Créer un bot Telegram est gratuit. Le forfait Free de Quickchat AI permet un apprentissage personnel et non commercial avec un quota limité de crédits d’AI. Les réponses d’AI et Simulation Testing consomment des crédits ; l’usage continu dépend du quota disponible et du forfait.

Ai-je besoin d’Apps Script, de Python ou d’un serveur d’automatisation ?

Cette recette utilise Quickchat AI Actions et une formule Google Sheets. Vous collez les paramètres de requête, le corps JSON et le prompt fournis dans le tableau de bord ; vous ne déployez ni Apps Script, ni bot Python, ni serveur d’automatisation.

Puis-je utiliser mon classeur de dépenses existant ?

Cette recette utilise le classeur créé par l’intégration Google Sheets de Quickchat AI. Son autorisation drive.file ne lui donne pas un accès illimité à votre Drive. Ne remplacez pas l’identifiant par celui d’un fichier existant quelconque en supposant qu’il est accessible.

Le bot peut-il lire des photos de reçus ou des notes vocales ?

Ce tutoriel couvre les dépenses saisies au clavier. L’extraction de reçus nécessite son propre test de transmission d’images et de confirmation dans Telegram avant de s’y fier. La transcription vocale et l’analyse de reçus PDF ne font pas partie de cette configuration.

Comment gère-t-il les devises et les doublons ?

Chaque devise dispose d’un total mensuel distinct ; cette recette ne convertit pas les devises. La confirmation réduit les saisies accidentelles, mais ne garantit pas la prévention atomique des doublons. Si un enregistrement dépasse le délai, inspectez la feuille avant de le renvoyer.